Dokterspraktijk met patiëntenarchief ontruimen in Zottegem

De situatie

Na het overlijden van een huisarts die veertig jaar in dezelfde dorpswoning had gewerkt en gewoond, moest het pand leeg voor de verkoop. Op het gelijkvloers een wachtzaal, een praktijkruimte met onderzoekstafel en instrumentenkasten, en een archiefruimte met wandvullende kasten vol patiëntendossiers op papier. Boven de woonverdiepingen met een volledige inboedel.

Onze aanpak

Het archief was het eerste en het belangrijkste punt. Wij hebben vóór de start met de rechthebbende en de Orde afgestemd wat er met de dossiers moest gebeuren; de bewaarplicht en de overdracht naar een opvolgende arts zijn geen zaken waarover een ontruimer beslist. Wat vernietigd mocht worden, is verzegeld naar een gecertificeerde papiervernietiging gegaan, met attest per pallet. Pas daarna de praktijkinrichting: de wachtzaalstoelen en de kasten zijn overgenomen, de medische instrumenten apart gehouden en aan de rechthebbende overhandigd. De verdiepingen zijn als een gewone woningontruiming behandeld.

De moeilijkheid van deze werf

Elf lopende meter archiefkasten, tot aan het plafond, in een ruimte van amper twaalf vierkante meter. De dozen moesten verzegeld en genummerd buiten in plaats van los gedragen, en er was geen plaats om er twee tegelijk neer te zetten. Wij hebben met een vaste ketting gewerkt: één persoon vulde en verzegelde, twee droegen.

Het resultaat

Het pand was na twee dagen volledig leeg en geveegd. De rechthebbende kreeg het vernietigingsattest, de medische instrumenten en de documenten, en een gedetailleerde factuur op naam van de nalatenschap. Geen enkel patiëntendossier is bij het oud papier beland.