Erfgenamen in het buitenland: een woning leegmaken op afstand

Ongeveer een derde van onze nalatenschapsdossiers wordt geregeld door iemand die niet in België woont. Een dochter in Canada, een broer in Marokko, kleinkinderen in Nederland of Frankrijk. De vraag is telkens dezelfde: moet ik daarvoor overkomen?

Het antwoord is nee, in de meeste gevallen. Maar het werkt alleen als een paar zaken vooraf goed geregeld zijn. Hieronder het draaiboek.

Stap 1: bepaal wie bevoegd is om te beslissen

Dit is het punt waar dossiers vastlopen, niet de logistiek. Zolang de nalatenschap in onverdeeldheid zit, beslist geen enkele erfgenaam alleen. Eén erfgenaam die niet akkoord is, blokkeert de hele operatie — en dat is maar goed ook.

In de praktijk werken er twee wegen:

• Een schriftelijk akkoord van alle erfgenamen over wat er gebeurt met de inboedel. Per e-mail volstaat vaak, zolang iedereen expliciet bevestigt.
• Een volmacht aan één erfgenaam of aan de notaris, die dan namens iedereen handelt.

Wordt een volmacht opgemaakt in het buitenland, hou dan rekening met legalisatie of een apostille, en eventueel een beëdigde vertaling. Uw Belgische notaris zegt u precies welke vorm hij nodig heeft; dat verschilt per land. Reken op enkele weken en start er vroeg mee, want de aangiftetermijn loopt ondertussen door.

Stap 2: regel de sleutel

Zonder sleutel geen plaatsbezoek en geen werf. De gangbare oplossingen, in volgorde van hoe vaak wij ze tegenkomen:

1. Via de notaris. Het eenvoudigst en het meest waterdicht. Wij halen de sleutel op tegen ontvangstbewijs en brengen hem terug.
2. Via het immokantoor dat de verkoop of de verhuur begeleidt.
3. Via een familielid, een buur of een syndicus die ter plaatse woont.
4. Via een sleutelkluisje aan de gevel, met een code die u ons doorgeeft. Handig, maar spreek dan duidelijk af wie de code nog meer heeft.

Stap 3: de fotoreportage vóór er iets beweegt

Dit is het deel dat het verschil maakt tussen een vlot dossier en een discussie achteraf. Wij maken bij het plaatsbezoek een reeks foto’s per kamer, inclusief kasten, kelder, zolder en bijgebouwen, en sturen die door.

U loopt die rustig door en duidt aan:

• wat bewaard moet blijven voor uzelf of voor een andere erfgenaam;
• wat opgestuurd of opgehaald moet worden;
• waar u twijfelt — dan zetten wij het apart en vragen wij het opnieuw.

Praktisch tip: nummer de foto’s en antwoord met die nummers. Dat klinkt bureaucratisch, maar het werkt aanzienlijk beter dan beschrijvingen als de kast in de gang wanneer er drie kasten in de gang staan.

Stap 4: wat wij sowieso apart houden

Ongeacht wat er afgesproken is, gaat het volgende nooit mee in de wagen:

• identiteitsdocumenten, trouwboekje, diploma’s en officiële papieren;
• bankdocumenten, polissen, eigendomsakten en testamenten;
• juwelen, horloges, munten, postzegels;
• fotoalbums, brieven en handgeschreven stukken;
• sleutels van kluizen, garages en tweede verblijven.

Die verzamelen wij in één doos. U kiest of die naar de notaris gaat, naar een familielid in België, of per koerier naar uw adres in het buitenland. Voor dat laatste vragen wij een schriftelijke bevestiging van het adres — dat is de enige stap waarin wij formeel zijn.

Stap 5: tijdens en na de werken

Tijdens de ontruiming sturen wij tussentijdse beelden, doorgaans per halve dag. Na afloop krijgt u dezelfde reeks kamers als bij het begin, nu leeg en geveegd. Dat dossier — foto’s vóór, tijdens en na, plus de gedetailleerde factuur — is wat de notaris nodig heeft en wat een eventuele discussie tussen erfgenamen meteen stillegt.

Vergeet de brievenbus niet

Een detail dat op afstand makkelijk over het hoofd gezien wordt: de post blijft binnenkomen. Een overvolle brievenbus is bovendien een zichtbaar signaal dat een woning leegstaat, wat u liever vermijdt.

Regel daarom tijdig een doorzending of een bewaarservice bij de postdienst, en laat wie de sleutel heeft de brievenbus af en toe leegmaken. Wij leggen wat wij bij een werf in de bus vinden altijd bij de documenten die naar de notaris of de contactpersoon gaan — facturen, aanmaningen en officiële brieven zitten er vaker tussen dan u zou denken.

Betalen vanuit het buitenland

Wij factureren op naam van de nalatenschap of van de erfgenaam die u aanduidt, met alle prestaties apart vermeld. Betaling gebeurt via overschrijving; voor een SEPA-overschrijving volstaan IBAN en BIC. Voor particuliere nalatenschapsdossiers vragen wij geen voorschot.

Loopt de betaling via de notaris uit de opbrengst van de nalatenschap, laat ons dat dan vooraf weten. Dan stemmen wij de facturatie daarop af.

Wat u vanuit het buitenland niet hoeft te regelen

Een geruststelling, want deze vragen krijgen wij vaak: u hoeft geen container te bestellen, geen parkeervergunning aan te vragen, geen afspraak met het recyclagepark te maken en geen kringloopwinkel te contacteren. Dat zit allemaal in de opdracht. U regelt de sleutel en het akkoord; de rest is ons werk.

En als u toch liever overkomt

Dat kan natuurlijk. Zeg het dan op voorhand, dan plannen wij de werf in de dagen dat u er bent en doen wij het sorteren samen. Veel families combineren dat met de afspraak bij de notaris.

Wilt u weten wat uw dossier concreet kost en hoe wij het zouden aanpakken? Vraag een gratis offerte aan of lees eerst hoe wij een nalatenschapsontruiming aanpakken.